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Los tres aspectos fundamentales para mejorar nuestra empresa

4 agosto, 2018

Son aspectos que todo empresario debe tener en cuenta de forma constante para ir mejorando poco a poco los números de la empresa, así como el servicio que prestamos. Los tres aspectos fundamentales para mejorar nuestra empresa están conectados entre sí, así que la fórmula solo funciona si uno de los puntos se pone en práctica y los otros puntos se mantienen igual o también mejoran, en caso de uno de estos puntos mejore pero haga que otro empeore puede ser que debamos reconducir la estrategia. Debemos de entender nuestra empresa como algo vivo, cambiante, que cada modificación en alguno de los aspectos que la forman, se verá reflejado en otra de las partes, estos aspectos debemos de tenerlo lo más estudiado posible para así actuar en consecuencia según el escenario que nos encontremos.

Comencemos:

Disminuir gastos

Cualquier empresario tiene muy en cuenta los gastos que genera su empresa, y no cabe duda que intentar hacer que los gastos sean menores sin perjudicar al servicio es una de las claves del buen funcionamiento de la empresa.

economizar gastos
ahorrar gastos en la empresa

El ahorro económico supone que el saldo a fin de mes nos deje mayores beneficios, algo fundamental. Tenemos que tener claro que un ahorro en gastos nunca suponga una disminución en la calidad de nuestro servicio, porque si el cliente percibe un ahorro en el servicio es posible que ya no nos tenga en cuenta cuando vuelva a hacer una compra de un servicio o producto que nosotros vendamos.

Muchas veces nos empeñamos en vender más para poder tener un saldo final más favorable, sin embargo muchas empresas deben de tener en cuenta que un ahorro en gastos es el mejor camino para mejorar esa cuenta final. Hay ciertas empresas en las que conseguir más clientes se vuelve cada vez más difícil e incluso costoso, éstas deben de mirar hacia cómo producen y analizar si pueden ahorrar algún componente, ganar algo de tiempo, conseguir materiales a mejor precio, un nuevo software que es más económico pero mejora el servicio del actual… son muchos los aspectos en los que podemos ahorrar costes.

Veamos con un ejemplo lo que podemos hacer para mejorar los gastos.

Ejemplo: Nos imaginamos que tenemos una gasolinera en la cual tenemos contratados 8 trabajadores para cubrir pista. Hemos detectado que haciendo un planning concienzudo podemos ahorrarnos 2 trabajadores. Cada uno trabajará las horas definidas por ley, con un sueldo definido por convenio colectivo, hemos hecho una planificación profunda y esto nos hará tener menos gastos, con lo cual el saldo a final de mes será superior. Dos sueldos menos es un ahorro considerable en cualquier empresa, pero en las pymes y micropymes mucho más, puede ser el factor diferencial entre mantener una empresa o hacerla verdaderamente rentable.

Errores comunes al intentar ahorrar gastos

Nos vamos a detener en los errores comunes que puede revertir la situación, aun cuando en papel hemos ahorrado en gastos, para ello debemos tener en cuenta lo dicho en las primeras líneas de este post, y es que la empresa funciona como un ecosistema que debe de estar todo en relativo equilibrio.

Volvamos a retomar el ejemplo anterior, recordemos, hemos recortado nuestra plantilla de la gasolinera de 8 trabajadores a 6, con un cuadrante perfectamente organizado, pero la realidad nos sugiere que a ciertas horas debemos tener 2 o 3 trabajadores a la vez porque es cuando existe un pico de demanda de nuestro servicio, con lo cual el servicio prestado en esos momentos del día es peor, nuestros clientes se dan cuenta que para repostar necesitan esperar más tiempo que anteriormente con lo cual se van a la competencia porque los tiempos de espera en ellas son inferiores.

Hemos ahorrado en plantilla pero nuestros ingresos se han resentido, nuestra apuesta por el recorte de gastos, en este caso concreto nos ha salido mal.

Otro ejemplo más sencillo de entender es el siguiente; somos dueño de un bar, hacemos uso de un famoso refresco de cola, pero nos ha llegado una oferta de un comercial de refrescos de cola de la competencia en la que cada refresco de cola nos costaría la mitad, con lo cual el ahorro del gasto es evidente, sin embargo debemos reparar en que nuestra clientela quiere esa marca de refresco de cola tan famoso, el cambio nos supone un descenso en las ventas y en fugas de clientes. Nuevamente nuestro plan de ahorro nos sale defectuoso.

Generar más ventas

Incrementar ventas

Éste es el Santo Grial del empresario, siempre vender más, aunque sea un poquito más. Cuando hablamos de generar más ventas nos estamos refiriendo a conseguir más conversiones económicas, por ejemplo si tienes una empresa de formación sería conseguir más alumnos, aumentar el alumnado podemos equipararlo a vender más.

Mejorar las ventas
incrementar ventas

Qué duda cabe que vender más es uno de los sueños de todo empresario/a y es que este es el sustento de cualquier empresa, aquello que nos genere más ventas en un activo que tenemos que ponerlo en su justo valor. Aunque parezca mentira muchas veces no le damos el valor adecuado a aquello que nos genera más ventas, esto es un error desde el punto de vista empresarial y como empresarios/as debemos de corregirlo porque se nos puede girar la tortilla y eso que nos generaba ventas lo podemos perder por no tener claro eso que nos proporcionaba.

Ejemplo: Tenemos una asesoría contable, la asesoría es rentable, tenemos una carga de trabajo entre moderada y adecuada, pero hemos detectado un sector poco explotado, con lo cual haremos una campaña de captar clientes de este sector, para ello lanzaremos una campaña publicitaria para poder llegar a esos posibles clientes. Esta campaña nos ha hecho ganar 26 nuevos clientes, ha sido todo un éxito. La carga de trabajo de nuestros empleados ha aumentado pasando de moderado/adecuado a adecuado, con lo cual no ha supuesto un aumento del estrés, además la calidad de nuestro servicio no se ha resentido. La campaña para aumentar nuestras clientela y así aumentar nuestro saldo ha sido todo un éxito.

Errores al intentar generar más ventas

Vamos a retomar el ejemplo anterior, recordemos, hemos detectado un sector poco explotado y nuestros empleados tienen una carga de trabajo entre moderada y adecuada, lanzamos una campaña publicitaria y conseguimos 26 nuevos clientes, pero nos hemos dado cuenta que nuestra idea de carga de trabajo de nuestros empleados estaba mal planteada y resulta que estos nuevos clientes hace que la carga sea imposible de administrar haciendo que el estrés de nuestros trabajadores aumentó exponencialmente, suceden bajas laborales, mal ambiente laboral. Así que decidimos aumentar la plantilla para paliar estos problemas, sin embargo este aumento de plantilla hace que finalmente el saldo final de lo ganado por esos 26 clientes y esa nueva persona contratada suponga un aumento del saldo final en 44 euros. Realmente después de analizar el caso nos hemos dado cuenta que no hicimos bien las cosas, el análisis de carga de trabajo estaba mal realizado, el aumento del saldo final es tan mínimo que realmente no deberíamos haber realizado la campaña publicitaria ya que ha generado mal ambiente y crispación entre compañeros y entre empleados y empleado.

Muchas veces nos lanzamos a captar clientes sin ser consciente que puede que un aumento de clientes suponga un desequilibrio en la gestión, desequilibrio que si no se soluciona de una forma aceptable, nos puede suponer más gastos y/o problemas, por eso el análisis previo es absolutamente esencial.

Ahora vamos con un segundo ejemplo más rebuscado, pero que sucede más de lo que nos podemos imaginar. Tenemos un restaurante, en un buen sitio, no está en una zona turística pero sí que vienen a nuestro restaurante una cierta cantidad de clientes del norte de Europa. Nuestra plantilla de camareros se compone de 6 personas, los 6 hablan español e inglés, también desempeñan sus funciones de forma efectiva, sin embargo hay unos que son más eficientes que otros, el dato curricular que los diferencia son los idiomas, los dos camareros más eficientes son los que dominan alemán (uno) y noruego y sueco (otro). Nuestra misión como empresarios es analizar y descubrir que esos dos camareros por sí solos nos están aumentando las ventas porque saben comunicarse de forma eficiente con parte de nuestra clientela (la clientela local puede ser atendida por cualquiera de los 6 camareros con la mayor profesionalidad).

Si somos capaces de detectar esto, debemos de reflejarlo en la nómina de estos camareros, quizás la forma más efectiva es ponerle un plus por idiomas, esto nos hace retener ese talento que nos genera ventas y a su vez esos camareros harán oídos sordos a otras ofertas del sector.

Sí, lo has entendido bien, debemos de pagar algo más por algo que nos genera más ventas, es decir si lo dejamos de forma neutra es posible que suceda alguno de estos sucesos: no analizamos nuestra plantilla de forma concienzuda pudiéndose provocar el riesgo de fuga de talento nuestros camareros con idiomas pueden irse a la competencia porque le hacen una oferta económica razonable a sus capacidades si se van estos camareros nuestras ventas se resienten.

No dudes en valorar aquello que nos aporta un plus en nuestra empresa, nos referimos a las ventas, la razón de la existencia de nuestra empresa.

Ahorrar tiempo

Quizás éste es el menos tenido en cuenta de los de los tres puntos comentados, sin embargo un ahorro de tiempo en algún punto de nuestro servicio podría suponer una mejora de calidad del servicio e incluso una mejora en calidad de nuestras vidas. No lo dudemos, nuestra empresa es inseparable de nuestras vidas, no podemos hacer nuestra vida privada sin tener en cuenta las obligaciones con nuestra empresa, somos empresarios y esto es algo que viene marcado con tinta invisible cuando decidimos ser empresario, la tinta no la leer pero tampoco borrar, así que debemos de convivir con esto que no leemos cuando nos damos de alta de autónomo o creamos nuestra SL, comunidad de bienes o cooperativa.

Tiempo
Tiempo

Cuando hablamos de ahorrar tiempo debemos pensar que tiene dos vertientes que confluyen en una, el ahorro de tiempo que nos proporciona a nosotros/as como empresarios/as y el ahorro que le proporciona a nuestros clientes, en este último caso quizás no nos ahorre tiempo a nosotros de forma directa, pero en el 99% sí que nos ahorrará tiempo a nosotros en alguno de los procesos de conlleva nuestro servicio o producto.

Quizás no nos demos cuenta pero ahorrar tiempo es fundamental para funcionamiento de la empresa, algo que puedo hacer en 5 minutos y no en 7 es algo que aporta mucho valor. Esta ganancia de tiempo posiblemente tenga una contrapartida monetaria y eso es lo que el/la empresario/a debe de valorar, pero aun cuando no conlleve una contrapartida monetaria podemos dedicar ese tiempo a nuestra vida privada o incluso a analizar otros campos donde desarrollarnos profesionalmente

Pongamos como ejemplo que tenemos un bar especializado en desayunos, como es de esperar hacemos unas cuantas de decenas de zumo de naranja todos los días. Hemos decidido comprar un exprimidor de zumos que tiene más potencia que el actual y que nos ahorra 5 segundos por cada zumo exprimido, nos ahorra un 30% del tiempo en esta labor que tantas veces al día hacemos, pero la cantidad de zumos que hacemos a diario más o menos es estable, con lo cual ahorrar tiempo en esta tarea no supone vender más zumos.. Este exprimidor tiene un coste de 150 €, antes de nada debemos valorar si esa inversión la vamos a recuperar en tiempo efectivo. Si es así la inversión valdrá la pena como forma de ahorrar tiempo, pero ahora tenemos que analizar si la cantidad pagada por esta herramienta de trabajo, el exprimidor, es económicamente rentable. Si la respuesta es afirmativa, podemos decir que la incorporación del exprimidor valdrá la pena.

Errores al intentar ganar tiempo

Modificando un poco el anterior ejemplo, podemos imaginarnos que el exprimidor cuesta unos 2000 €, ahora la valoración económica de lo que nos puede aportar esta herramienta cambia de forma sustancial, quizás en este caso no nos compensa económicamente ese ahorro de tiempo.

Vamos a trasladarnos a otras circunstancias con el siguiente ejemplo, esta vez nos imaginamos que somos unos artesanos, vivimos de nuestras manualidades elaboradas y singulares. Hemos descubierto una herramienta que nos hace ahorrar bastante tiempo en un proceso de elaboración de nuestros productos, pero tiene la contrapartida que al ser un proceso menos manual, nuestra marca se resiente porque ya dejamos de hacer un producto único. Ganamos tiempo pero perdemos autenticidad, en este punto debemos de valorar lo que estamos dispuesto a asumir, pero es posible que nuestras ventas tarde o temprano se vean resentidas.

Y es que lo hemos repetido continuamente en este post y es que lo que hacemos en una vertiente se verá reflejado en otras.

Conclusiones

De este artículo hay varios aspectos que debemos subrayar. Uno es algo que hemos repetido varias veces a lo largo del post y es que aquello que modifiquemos dentro del funcionamiento de la empresa se verá reflejado en otros aspectos de la misma, muy difícilmente podemos cambiar algo y dejar el resto absolutamente igual, esto es algo que nos enseñaron en la universidad el conocido ‘ceteris paribus’, en la vida real prácticamente nunca sucede, esto es algo que debemos tener claro porque así podemos analizar y prever algunos escenarios antes de que se produzcan.

El otro aspecto, que tiene relación (como no podría ser de otra forma), si queremos mejorar en algún aspecto de nuestra empresa, posiblemente debamos invertir en algo, ese algo suele ser algo económico, quizás en algún momento podamos cambiar algo sin invertir económicamente, pero son raros los casos que podamos hacer eso. Es decir, si queremos cambiar no podemos dejar la empresa tal cual, debemos intervenir, debemos ser dinámicos, proactivos, ver que la inversión no es una pérdida de capital sino justo lo contrario. Invertimos para en un futuro ganar más.

Pensabas que se acababa este post ya, pues te equivocas, para que se te grabe en la mente lo que se ha expuesto anteriormente y por si quieres compartirla, ahí va una chulísima infografía, espero que la disfrutes.

3 aspectos fundamentales en tu empresa
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