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Una de las principales ventajas que nos ofrece la tecnología es la de automatizar los procesos manuales. Es decir, que todas aquellas tareas repetitivas que realiza una persona pueden ser sustituidas por una máquina. De este modo, no solo es eficaz para reducir costes, eliminar errores humanos que se puedan cometer y el tiempo de ejecución, sino que también aumenta la eficiencia y la productividad. Pero, ¿de qué formas podemos lograr la automatización y en qué tareas?

Con software en la nube colaborativo

Un software colaborativo que se aloja en la nube es aquel que, en lugar de encontrarse en un ordenador o equivalente, está en una red de servidores y se ejecuta desde Internet. Algunos ejemplos conocidos son Google Drive o Dropbox. Ambos permiten centralizar toda la información en un mismo punto y son accesibles en remoto desde cualquier dispositivo, en cualquier momento y por diferentes usuarios. Entre sus aplicaciones, permiten automatizar la gestión y monitorización del correo electrónico o de bases de datos y compartir archivos.

Con un CRM

Un CRM (Customer Relationship Management) es una solución para gestionar las relaciones con los clientes desde tres áreas específicas: la comercial, la de marketing y el servicio de atención al cliente o posventa. El objetivo que persiguen es el de mejorar la experiencia del cliente y la relación con la empresa en cuestión, por lo que todas las actividades que realiza van orientadas a aquel.

En cuanto a su capacidad para automatizar procesos manuales, pueden citarse la valoración de prospectos, la creación de informes de forma detallada, el envío de correos electrónicos de seguimiento, programación de citas, recopilación de datos para ventas cruzadas, identificar cuellos de botella, organizar campañas, gestión de clientes potenciales, etc.

Con un ERP

Un ERP o Enterprise Resource Planning es un sistema de planificación de recursos empresariales, y es otra de las herramientas para automatizar procesos manuales. Con estos programas, es posible gestionar multitud de operaciones internas en una empresa, relativas a la producción, la distribución e incluso el departamento de recursos humanos. Aunque suelen suponer una gran inversión, integra diferentes bases de datos, centraliza toda la información de la empresa y reduce drásticamente los costes.

Conectando aplicaciones con Zapier

Zapier es una herramienta que gestiona flujos de trabajo, pero también logra automatizar los procesos manuales e integrar diferentes programas en una misma plataforma. Mediante el uso de APIs o Applications Programme Interfaces, se crean enlaces entre los anteriores al conectar su software para que se comuniquen entre sí.

El resultado es que pueden automatizarse simultáneamente diferentes programas. Así, por ejemplo, si has realizado una publicación en tu blog, esta puede compartirse automáticamente en las redes sociales. La ventaja principal es la elevada eficiencia, la reducción del tiempo que se pierde por las distracciones tecnológicas al tener que cambiar de pantalla y tarea continuamente y un notable aumento de la productividad.

Software y hardware a medida

El software y el hardware a medida consisten en la creación de dispositivos físicos, así como programas de ordenador, que estén personalizados para las necesidades específicas de una empresa en concreto. Pueden estar orientados también a un sector o perfil de negocio en concreto, pero con funciones que permitan a cada empresa personalizar sus características. Al estar adaptados, logran automatizar los procesos manuales concretos que se desea gestionar.

Una de sus aplicaciones son los controles de acceso, que permiten automatizar las entradas y salidas de un recinto de manera que pueda prescindirse por completo del factor humano. Tanto en la gestión de aquellas como en los controles de los registros, que gracias al software pueden obtenerse informes detallados y exactos. De esta manera, se reduce la carga de trabajo del departamento de recursos humanos, se ahorra tiempo en los fichajes de personal y se eleva la seguridad para bloquear automáticamente todos los intentos de acceso no autorizados.

Conclusión

Automatizar procesos manuales a través de las herramientas mencionadas es parte ya de la transformación digital. Para poder ser empresas competitivas, es necesario hacer uso de la tecnología para prescindir de todos aquellos procesos y tareas que ralentizan la productividad. Así, el personal podrá dedicarse a otras actividades que resulten más rentables.